Wie wir uns durch den Aufbau einer digitalen Community global vernetzt haben:

Eine klassische Arbeitsatmosphäre mit allen Mitarbeitern unter einem Dach wird oft als das ideale Szenario für Zusammenarbeit, Innovation und Kreativität angesehen. Aber wie können Führungskräfte in einer Welt, in der flexibles Arbeiten zunehmend gefordert wird und die globale Expansion auf der Agenda vieler Agenturen steht, die Mitarbeiter an hunderten - möglicherweise sogar tausenden - von Standorten beschäftigen, miteinander vernetzen und motivieren?

We Are Social hatte vom ersten Tag an eine internationale
Ausrichtung. Wir haben derzeit mehr als 800 Mitarbeiter in den verschiedensten
Zeitzonen auf der ganzen Welt, ganz zu schweigen von der Vielzahl der Sprachen,
die in allen unseren Büros gesprochen werden.

Als wir 2008 als Agentur begannen, hatten wir das Glück,
Skype als unseren Anfangskunden zu gewinnen, und so wurde ein Großteil unserer
Agenturkommunikation in den ersten Jahren auf dieser Plattform aufgebaut. Aber je
weiter wir wuchsen, desto klarer wurde uns, dass Skype zwar ein großartiges Tool
für den alltäglichen Austausch ist, wir aber etwas Robusteres brauchen. Unser
Branchenzweig entwickelt sich in einem solchen Tempo, dass die unmittelbare
Aktualität von Branchennachrichten, Plattformänderungen, sozialen Innovationen
und technologischen Entwicklungen der Schlüssel ist, um an der Spitze zu
bleiben und zu gewährleisten, dass wir unseren Kunden gegenüber immer auf dem
neuesten Stand sind. Auch würde für eine Social Media Agentur, die ja auf dem
Konzept der Vernetzung von Menschen basiert, ein konventionelles Intranet nicht
ausreichen. Also haben wir mit verschiedenen Optionen experimentiert, bis wir
glücklicherweise im Juni 2016 die Möglichkeit hatten, an der Testphase von
Workplace by Facebook teilzunehmen.

Workplace sieht nicht nur aus wie Facebook. Es funktioniert
auch ähnlich. Auch hier können Benutzer Updates posten, private und öffentliche
Gruppen erstellen (zumindest öffentlich innerhalb der geschlossenen Plattform) und
Updates von anderen Benutzern innerhalb des Unternehmensnetzwerks lesen,
kommentieren und teilen. Die Plattform enthält weiterhin eine Chat-Funktion im
Messenger-Stil.

Unsere Plattform heißt „The Ship“ (hier alle An-Bord-Witze
einfügen) – es ist kein Intranet im Sinne eines klassischen Archivs für
statische Informationen, es ist viel eher eine Möglichkeit Informationen,
Wissen und Nachrichten in unserem Netzwerk zu teilen. Der Gesprächscharakter in
einem Format, das die Mitarbeiter bereits kennen, bedeutet, dass unser Team
keine Angst oder Scheu haben muss sich an einen Thread zu beteiligen und trägt
dazu bei, eine kollaborativere, flachere Hierarchie zu fördern. Die Plattform
ist in unseren Teams von unschätzbarem Wert für die Arbeit an globalen Kunden,
um sicherzustellen, dass Fachwissen und lokale Arbeitsabläufe sowie
Rückmeldungen zwischen unseren Mitarbeitern auf eine schnelle Art und Weise
ausgetauscht werden können – und das alles mit einer nützlichen
Archivierungsfunktion.

Klar ist es nicht perfekt. Es ist schwer, vielbeschäftigte
Mitarbeiter dazu zu bringen, Zeit auf einer neuen Plattform zu verbringen. Also
mussten wir dafür sorgen, dass es der richtige Ort für wichtige Ressourcen,
Information und Kontakte ist, nicht nur für Büro-Geplauder. Um das zu
erreichen, haben wir lokale „Kapitäne“ ernannt, die sich für die Plattform
engagieren, zur Nutzung anregen, Teams vor Ort schulen und Teil eines globalen
Teams sind, dass die Plattform unterstützt, entwickelt und erweitert. Unsere
Führungskräfte waren von Anfang an bei „The Ship“ involviert und sind daher
sehr motiviert regelmäßig Beiträge zu veröffentlichen, sich mit Inhalten zu
befassen und setzen so den Maßstab für den Rest der Agentur. Dadurch haben wir
eine Nutzungsrate von 85 Prozent pro Woche und 65 Prozent pro Tag erreicht, die
wir im kommenden Jahr noch weiter erhöhen wollen. Leider haben wir das Problem,
dass Facebook (und damit Workplace) in China, wo wir zwei Büros haben,
blockiert ist. Obwohl die Mitarbeiter nur einen ziemlich unzuverlässigen
VPN-Zugang zu „The Ship“ haben, sind sie sehr aktive Nutzer.

Das Sammeln von Feedback ist unverzichtbar. Erst vor kurzem
haben wir eine Umfrage in unseren Teams durchgeführt, um Meinungen zum Tool einzuholen.
Wir konnten darüber feststellen, dass es 71 Prozent der Befragten hilft, leichter
mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten und sie sich seit der Einführung
dreimal mehr mit dem globalen Netzwerk verbunden fühlen. Einige unserer Büros
haben Skype sogar komplett abgeschafft und nutzen jetzt stattdessen die
Chat-Funktion von Workplace. Allerdings mussten wir feststellen, dass wir uns
stärker darauf fokussieren müssen unsere kleineren Büros stärker zu involvieren,
denn sie sind eher weniger auf „The Ship“ aktiv, da auch im schlimmsten Fall ihre
lokalen Kollegen für einen Ideenaustausch nur wenige Schreibtische entfernt
sitzen. Wir müssen uns außerdem darum bemühen, die Plattform so zu gestalten,
dass sie den Mitarbeitern hilft ihre Arbeit effizienter zu machen – derzeit
glauben nämlich nur 42 Prozent der Befragten, dass das der Fall ist.

Im Moment gehen wir davon aus, dass Plattformen wie
Workplace eines Tages alle internen E-Mails verdrängen. Bis dahin ist es noch
ein langer Weg, aber „The Ship“ hat unsere Zusammenarbeit zweifellos erheblich
vorangebracht, die Anzahl unnötiger E-Mails reduziert und uns geholfen effizienter
und effektiver (virtuell) zu brainstormen und Informationen zu teilen. Am
wichtigsten ist aber, dass es dazu beigetragen hat, das Bewusstsein für eine
globale Zusammengehörigkeit zu wecken, die für eine Agentur wie die unsere
unerlässlich ist.